Como construir un Advisory Board exitoso

Como construir un Advisory Board exitoso.

Si trabaja en la industria farmacéutica, seguramente estará familiarizado con la importancia del consejo consultivo en salud o Advisory Board, esta actividad conlleva una inversión considerable y está caracterizada por su complejidad y exigencias particulares. Es de suma importancia, tanto si ya está realizando como si tiene planes de implementar un Advisory Board, considerar los siguientes aspectos, para garantizar el éxito y obtener así el máximo provecho del mismo.

A partir de esto se desprenden 3 bases fundamentales:

• Necesidad real: es esencial recurrir a expertos para obtener la información necesaria que no está disponible públicamente. Contar con la experiencia y conocimiento de profesionales especializados en el campo resulta crucial en este sentido.
• Limitado: es importante limitar el grupo de expertos a la menor cantidad posible, estableciendo un contrato claro que detalle las condiciones bajo las cuales se comparte la evidencia. Siempre se debe dejar en claro que la información presentada no constituye una indicación aprobada.
• Impacto: el objetivo es que la evidencia encontrada permita tomar decisiones concretas y fundamentadas. Es necesario plantearse las siguientes preguntas: ¿si la opinión de los expertos fuese totalmente negativa, cambiaría su enfoque? ¿Tendría un impacto en su estrategia? Es crucial evaluar si las opiniones de los expertos tienen el suficiente peso y si influyen en las decisiones a tomar. Si lo realiza por cumplir un KPI o porque todos lo hacen, debe reconsiderarlo, las cosas buenas sin objetivo e impacto claro, se percibirán como malas.

Déjeme hacer un paréntesis, existen Advisory Boards no relacionados a productos o indicaciones, sino más ligados a comprender epidemiología, calidad de vida, necesidades insatisfechas, entre otros. Los mencionados anteriormente tienen como base la recolección de información sin revelar nueva evidencia, lo cual implica que su naturaleza es intrínsecamente transparente.

Ahora, es momento de escribir su objetivo, para el cual le aconsejo siga el acrónimo SMART. Lo importante de un objetivo sólido, es que le permitirá tomar las mejores decisiones y presentar los mejores resultados. Recuerde que “los mejores resultados son los que podemos medir y documentar, si no son pura demagogia”.

Optimizando el proceso de un Advisory Board

Preparación previa

Acá se determina el éxito de un Advisory Board, por lo que les comparto consejos y errores frecuentes a evitar:

• Selección de asesores: la situación se vuelve particularmente compleja en Latinoamérica, ya que es menos frecuente que los especialistas publiquen sus investigaciones. En contraste, en otras regiones se han desarrollado ecosistemas de expertos que aprovechan la inteligencia artificial para relacionar todas sus publicaciones, equipos de trabajo y comités a los que pertenecen entre otros aspectos.

  En nuestro contexto, a menos que llevemos años trabajando en el mismo campo terapéutico, debemos confiar en equipos locales ampliados, donde muchas veces solicitan a los equipos de ventas la identificación de asesores y frecuentemente el criterio es considerar a un gran prescriptor como un experto. Para abordar esta situación, en lugar de simplemente solicitar a los equipos que propongan un experto, es necesario implementar un enfoque en el que se les solicite completar una plantilla, la cual ofrece un criterio objetivo para evaluar la experiencia, influencia, evidencia y competencia de los expertos, brindándonos una base más sólida para tomar decisiones informadas.

• Selección de contenidos y conferencistas: si buscamos tener a los mejores asesores, es muy probable que hayan revisado la publicación con anticipación. No obstante, es crucial evitar el error de simplemente llevar a un par de presentadores que se limiten a mostrar la evidencia. Siempre es recomendable buscar adicionalmente a alguien que tenga conocimiento directo del proceso de investigación, ya sea a lo interno de la compañía o externo, capaz de brindar detalles adicionales que no se encuentren en las publicaciones.
• Pre-trabajo: considero que el pre-trabajo es el elemento más valioso tanto para los equipos internos como potencialmente para los externos. Si ya está contratando a un experto, es importante que los honorarios acordados contemplen la realización de un pre-trabajo. No dude en solicitarlo desde el inicio del contrato. Esta etapa inicial es una oportunidad para obtener información cuantitativa y cualitativa precisa y libre de sesgos. Asegúrese de que el costo acordado incluya la ejecución de esta importante fase.

Durante

Estoy dando un salto importante al pasar por alto todos los detalles logísticos de un Advisory Board, para enfocarme directamente en el evento en sí; sin embargo, es fundamental considerar otros temas en esta etapa como:

• La organización de espacios de discusión en la agenda: un error común es descuidar la gestión del tiempo y el orden en el que los participantes deben expresar sus opiniones, lo que puede resultar en que solo dos expertos dominen la conversación, mientras que los demás simplemente se limiten a estar de acuerdo con lo ya comentado.
• Las preguntas: para lograr discusiones más enriquecedoras, es recomendable formular preguntas fuertes que generen respuestas igualmente sólidas. En lugar de presentar preguntas compuestas, trate de hacerlas puntuales, que permitan al experto responder de manera precisa. Posteriormente, puede profundizar en la respuesta con frases como "¿Por qué?" o "¿Podría indicarnos más sobre X?".
• Networking:aproveche esta valiosa oportunidad durante un Advisory Board, donde usted podrá establecer conexiones más profundas con los participantes y fomentar la colaboración tanto entre ellos como con usted. Si surge una necesidad insatisfecha compartida por varios, es una excelente ocasión para coordinar un esfuerzo conjunto.
• Interacción social: es importante observar quiénes participan más activamente en las conversaciones y quiénes evitan el contacto. Debemos recordar que la naturaleza humana es compleja, y esta información puede ser muy valiosa para futuros proyectos de colaboración. En ocasiones, proyectos estancados se deben a la falta de voluntad para trabajar juntos o a un deseo compartido de liderar.

Tip:

Una gran inversión es contratar una compañía que confeccione un resumen del evento, la cual cuente con equipo médico, quienes captan el contexto de los comentarios. Esto le facilitará enfocarse en captar los insights de valor y crear un reporte robusto al finalizar la reunión.

Posterior

Recuerde su objetivo, aquí es donde alcanzará el éxito. Le recomiendo construir 3 elementos claves:

• Correo inmediato: redacte un correo en el que comunique a los jefes y a las personas interesadas que ha alcanzado el objetivo. Mencione la información que ha encontrado más relevante e indique que enviará más detalles próximamente.
• Presentación en menos de 3 días: procure ser conciso en esta presentación, en lugar de buscar la perfección. Reúna los aspectos relevantes por áreas de interés y, si es posible, incluye recomendaciones También considere los trabajos preliminares que ha realizado, los cuales solo debería compartir con la audiencia pertinente, dependiendo del nivel de confidencialidad.
• Informe detallado: este informe se construye utilizando la información anteriormente mencionada y el informe proporcionado por la agencia. Detalle lo que se planteó previamente, los acontecimientos durante el proceso y la información revelada, así como las acciones que se deben tomar. Este trabajo reúne varios segmentos, por lo que debe escribirlo pensando en colegas que deban realizar un Advisory Board en otro país; sin embrago de no ser necesario, puede omitir esta parte. Personalmente, me gustaba cuando tenía que desarrollar la estrategia para el próximo período o llevar a cabo otra evaluación de beneficio, me servía como fuente de inspiración.

Buscado Octubre 2023: https://www.cdc.gov/tb/programs/evaluation/Guide/PDF/b_write_objective.pdf